Når lønner skreddersydd programvare seg, og når holder et standardsystem?

Når lønner skreddersydd programvare seg? Når arbeidsprosessene dine er det som skiller bedriften fra andre, og ingen ferdige systemer støtter dem godt. Det lønner seg også når du betaler for mange verktøy som hver løser en bit av jobben, mens de ansatte fyller hullene med regneark. Dekker et standardsystem det meste av behovet, er det som regel billigere og tryggere å kjøpe det.

Denne artikkelen er for deg som driver en liten eller mellomstor bedrift og vurderer et nytt system. Du får tegnene på at standardsystemet ikke lenger holder, en måte å regne på kostnadene over flere år, og mellomløsningene mange glemmer: å koble sammen systemene du har, eller å ta i bruk et ferdig system laget for bransjen din.

Hva er forskjellen på skreddersydd programvare og et standardsystem?

Et standardsystem, ofte kalt hyllevare, er laget for mange kunder samtidig. Du betaler en lisens eller et abonnement, og leverandøren står for utvikling, oppdateringer og feilretting. Regnskapsprogrammer, lønnssystemer og de fleste CRM-systemer er eksempler.

Skreddersydd programvare er laget for én bedrift. Den følger dine arbeidsprosesser, dine begreper og dine regler. Du betaler for utviklingen og for vedlikeholdet etterpå, men slipper å betale lisens per bruker til en leverandør.

Mellom disse ytterpunktene finnes standardsystemer som kan tilpasses, standardsystemer som kobles sammen med integrasjoner, og små egne verktøy som fyller ett bestemt hull. Mange bedrifter ender et sted i midten.

Når holder et standardsystem?

Et standardsystem holder når oppgaven er lik i de fleste bedrifter. Da har andre allerede løst den for mange kunder. Det gjelder regnskap, lønn, e-post, kalender, fakturering og enkel kundeoppfølging.

Offentlige virksomheter tenker ofte slik. Finanstilsynet skriver i sin IT-strategi at de alltid skal se etter hyllevare før de vurderer egenutvikling. De skriver også at hver endring av hyllevaren gjør systemet mindre standard og kan øke kostnadene til forvaltning. Det rådet passer for små bedrifter også.

Et standardsystem er som regel riktig valg når:

• oppgaven er lik i de fleste bedrifter, for eksempel lønn og regnskap

• systemet dekker det viktigste uten store tilpasninger

• du kan justere dine egne rutiner litt uten at kundene merker det

• du trenger løsningen raskt

• ingen i bedriften har tid til å følge opp et utviklingsprosjekt

Kan du beskrive behovet med de samme ordene som leverandørene bruker på nettsidene sine? Da finnes det trolig et produkt for det, og du bør prøve det før du bygger noe selv.

Hvilke tegn viser at du trenger skreddersydd programvare?

Behovet vokser frem over tid. Ingen bestemmer seg for å drive bedriften i fem regneark og tre systemer. Det skjer bit for bit, og en dag tar rutinene mer tid enn arbeidet de skal støtte. Se etter disse tegnene:

• Du registrerer det samme flere steder. En ordre skrives inn i nettbutikken, i et regneark og i regnskapet.

• Viktige rutiner bor i regneark som bare én person forstår.

• Du betaler for mange verktøy, og ingen av dem gir hele bildet.

• Standardsystemet tvinger frem omveier, for eksempel at kundene må ringe fordi bestillingen ikke passer i skjemaet.

• Måten du jobber på, er en del av det kundene betaler for, og den passer ikke inn i noe ferdig system.

• Du har tilpasset standardsystemet så mye at hver oppdatering blir et lite prosjekt.

Ett tegn alene er sjelden nok. Kjenner du deg igjen i tre eller fire av dem, er det verdt å regne på alternativene.

Et eksempel fra prosjektene våre

Svømmeskolen LightSwim trengte mer enn en vanlig nettside. Kundene skulle kunne bestille PT-timer, betale for kurs, kjøpe treningsprogrammer og sette seg på venteliste til gruppetimer, på norsk og engelsk. Vi bygde dette inn i nettsiden, så LightSwim har ett sted for kurs, butikk og nyheter. Les mer i caset om LightSwim.

Hva koster skreddersydd programvare sammenlignet med et standardsystem?

Sammenlign det totale beløpet over flere år, ikke bare prisen det første året. Et standardsystem er billig å starte med, men lisensen løper så lenge du bruker det, og den vokser ofte med antall brukere. Skreddersydd programvare koster mest i starten. Etterpå betaler du for drift og videreutvikling.

Regn med disse kostnadene for begge alternativene:

• innkjøp eller utvikling

• lisens eller abonnement per bruker og måned

• oppsett, tilpasning og flytting av data

• opplæring av de ansatte

• drift, oppdateringer og feilretting

• integrasjoner mot andre systemer

• tiden de ansatte bruker på omveier og dobbeltregistrering

Det siste punktet glemmer mange. Hvis tre ansatte bruker en time hver om dagen på å flytte opplysninger mellom systemer, koster det penger, selv om det ikke står på noen faktura.

Slik regner du på det

1. Velg en periode, for eksempel fem år.

2. Legg sammen alle kostnadene for standardsystemet i perioden, med det antallet brukere du venter å ha.

3. Gjør det samme for en skreddersydd løsning: utvikling, drift og videreutvikling.

4. Legg til tiden de ansatte bruker på manuelt arbeid med hvert alternativ.

5. Sammenlign, og vurder hvor sikre tallene er.

Et eksempel med ekte priser: Operra, vårt eget system for vaktplan og drift, koster 39 kr i måneden per aktiv ansatt og 99 eller 199 kr i måneden per modul, eks. mva. En bedrift med 30 aktive ansatte og to moduler til 99 kr betaler 30 × 39 + 2 × 99 = 1 368 kr i måneden. Slike tall er enkle å legge inn i regnestykket. For en skreddersydd løsning får du et skriftlig tilbud etter en kartlegging, så du kan sammenligne de to.

Kan du koble sammen systemene i stedet for å bytte dem ut?

Ofte, ja. Mange bedrifter har gode systemer som hver for seg gjør jobben. Problemet er at de ikke snakker sammen. Da kan en integrasjon være nok: en kobling som flytter data automatisk, for eksempel fra nettsiden til CRM-et eller fra ordresystemet til regnskapet.

Det forutsetter at systemene har et API, altså et grensesnitt for å hente og sende data. De fleste moderne skytjenester har det. Eldre systemer har det ikke alltid, og da må vi se på eksport og import eller andre løsninger.

Vil du se hvilke rutiner som kan gå av seg selv, kan du lese artikkelen om automatisering i bedriften.

Finnes det en mellomløsning?

Ja, og den passer for mange. Du trenger ikke velge mellom å kjøpe alt ferdig og å bygge alt selv. Dette er de vanligste kombinasjonene:

• Standardsystem med integrasjoner. Du beholder systemene du har, og kobler dem sammen.

• Bransjesystem. Et ferdig system laget for bedrifter som ligner din, med moduler du velger selv.

• Standardsystem med et lite eget verktøy ved siden av. Du bygger bare det som mangler, for eksempel en kundeportal eller en rapport.

• Skreddersydd kjerne med standard rundt. Det som gjør bedriften din unik, lages på mål. Regnskap og lønn kjøper du ferdig.

Operra er et eksempel på et bransjesystem. Det samler vaktplan, timeregistrering, fravær, sjekklister og avvik for bedrifter der mange jobber i skift. Bedriften velger selv hvilke moduler den trenger. Operra kjører ikke lønn, men lager lønnsgrunnlaget som du tar videre i lønnssystemet. Trenger du noe Operra ikke dekker, kan det løses med en integrasjon eller et eget verktøy.

Hvem eier programvaren, og hva skjer hvis leverandøren forsvinner?

Med et standardsystem eier leverandøren programvaren, og du har en avtale om å bruke den. Legger leverandøren ned produktet eller endrer prisene, må du tilpasse deg. Sjekk derfor før du velger hvordan du får ut dataene dine, og i hvilket format.

Med skreddersydd programvare avtaler du bruksrettene i kontrakten. Sørg for at avtalen sier noe om kildekode, dokumentasjon og hvem som kan videreutvikle løsningen senere. Trenger du et utgangspunkt, kan du se på statens standardavtaler for IT-kjøp. De skiller mellom kjøp av standardprogramvare, tilpasning av standardprogramvare og smidig utvikling av ny programvare. Selv om du ikke bruker dem, viser de hvilke spørsmål avtalen bør svare på.

Uansett hva du velger: Lagrer eller behandler leverandøren personopplysninger om kundene eller de ansatte dine på dine vegne, er leverandøren databehandler. Da krever personvernforordningen artikkel 28 en skriftlig databehandleravtale.

Når lønner skreddersydd programvare seg for deg? En sjekkliste

1. Skriv ned de fem oppgavene som tar mest tid i dag, og hvem som gjør dem.

2. Undersøk om det finnes standardsystemer som dekker dem. Be om en demo med dine egne eksempler.

3. Noter hva standardsystemet ikke dekker, og hvor viktig det er for kundene dine.

4. Sjekk om systemene du har, kan kobles sammen via et API.

5. Regn på kostnadene over fem år for hvert alternativ, med manuelt arbeid.

6. Vurder risikoen: Hva skjer hvis leverandøren endrer prisen, eller hvis utviklingen tar lengre tid enn planlagt?

7. Velg den enkleste løsningen som dekker det som er viktig. Bygger du, start i det små.

Hvordan kommer du i gang med skreddersydd programvare?

Start med en kartlegging, ikke med en liste over funksjoner. Hvordan jobber dere i dag, hvem skal bruke systemet, og hva tar mest tid? Svarene avgjør om du trenger et eget system i det hele tatt.

Når du bygger, lønner det seg å starte med en mindre første versjon. Velg det viktigste, ta det i bruk og bygg videre når du ser hva som virker. Det er samme tankegang som i MVP-utvikling, bare for et internt system.

Hos oss går et prosjekt gjennom behovskartlegging, planlegging, utvikling, testing og levering. Du kan lese om hvert steg på siden om hvordan vi jobber.

Handler behovet om prosjekter, lager, innkjøp og fakturering, kan et administrasjonssystem samle det på ett sted. Handler det om en arbeidsprosess som er særegen for bedriften din, er skreddersydd programvare stedet å begynne.

Vil du ha en vurdering av behovet ditt?

Fortell oss hvilke systemer du bruker og hva som tar mest tid. Vi ser på om et ferdig system holder, om en integrasjon løser det, eller om det lønner seg å lage noe eget. Du får et forslag med omfang og pris før noe arbeid starter. Send en forespørsel, eller ring oss på 411 51 927.