Automatisering av arbeidsprosesser i bedriften
Thirdlinks hjelper bedrifter i Norge med å automatisere faste rutiner og manuelle arbeidsprosesser. Vi lager løsninger som flytter data, sender varsler og lager dokumenter av seg selv, så du bruker mindre tid på rutinearbeid.
Mye tid i en bedrift går til oppgaver som er like hver gang: å kopiere opplysninger fra ett system til et annet, sende de samme e-postene, lage rapporter og følge opp frister.
Slike oppgaver kan ofte automatiseres. Da gjør systemet jobben, mens du og de ansatte bruker tiden på kunder og arbeid som krever vurdering.
Automatisering trenger ikke være et stort prosjekt. Vi starter gjerne med én rutine som tar mye tid, og bygger videre når den fungerer.
Hvilke oppgaver kan automatiseres?
- Du skriver inn de samme opplysningene i flere systemer.
- Rapporter lages for hånd hver uke eller måned.
- Bestillinger, henvendelser eller skjemaer må sendes videre manuelt.
- Påminnelser og oppfølging avhenger av at noen husker det.
- Det oppstår feil fordi data kopieres mellom regneark.
Hva kan vi automatisere for deg?
Overføring av data
Opplysninger flyttes automatisk mellom systemer, for eksempel fra et skjema på nettsiden til CRM-et.
Varsler og påminnelser
E-post eller varsler sendes når noe skjer, for eksempel ved en ny bestilling eller en frist som nærmer seg.
Dokumenter og rapporter
Tilbud, bekreftelser og rapporter lages automatisk fra data du allerede har.
Godkjenningsflyter
Saker sendes til riktig person for godkjenning, og alle kan se status.
Planlagte jobber
Faste oppgaver kjøres automatisk til faste tider, for eksempel hver natt eller hver måned.
Hvem har nytte av automatisering?
- Små bedrifter der få personer gjør mange oppgaver
- Bedrifter som bruker mye tid på dobbeltregistrering
- Bedrifter med mange like henvendelser, bestillinger eller bookinger
- Bedrifter som vil ha bedre kontroll uten flere manuelle steg
- Bedrifter som vokser og vil bruke de ansattes tid på kundene, ikke på rutinearbeid
Hvordan automatiserer vi en arbeidsprosess?
Steg 1: Vi finner rutinene som tar tid
Vi starter med å gå gjennom hvordan arbeidet gjøres i dag, og hvilke steg som gjentas.
Steg 2: Vi velger hvor vi starter
Vi prioriterer rutinene som tar mest tid eller gir flest feil, og som er enklest å automatisere.
Steg 3: Vi bygger og tester
Vi lager automatiseringen og tester den med ekte eksempler før den tas i bruk.
Steg 4: Vi følger med
Vi bygger inn varsel hvis noe stopper, så feil blir oppdaget tidlig.
Fra bloggen
Spørsmål om automatisering
Hva er automatisering av arbeidsprosesser?
Det betyr at faste oppgaver gjøres av et system i stedet for av en person. Eksempler er å flytte data mellom systemer, sende påminnelser og lage rapporter.
Passer automatisering for små bedrifter?
Ja. I små bedrifter gjør ofte få personer mange oppgaver, og selv en liten automatisering kan frigjøre tid hver uke.
Må vi bytte ut systemene vi har?
Nei, ikke nødvendigvis. Ofte kan vi automatisere med systemene du allerede bruker, hvis de har et API. Vi sjekker dette i kartleggingen.
Hva skjer hvis automatiseringen feiler?
Vi bygger inn varsel og logging, så vi ser hva som skjedde og kan rette feilen. Viktige steg kan kreve godkjenning fra en person.
Hvilke systemer kan automatiseringen bruke?
Automatiseringen kan bruke systemer som har et API eller kan eksportere data, for eksempel nettsiden, CRM-et, e-posten og regnskapssystemet. Vi kartlegger hvilke av systemene dine som kan brukes.
Hva koster automatisering?
Det avhenger av hvor mange steg og systemer som er med. En enkel automatisering koster mindre enn et nytt system. Du får et skriftlig tilbud før vi starter.
Hvilken rutine vil du slippe?
Fortell oss hva du gjør for hånd i dag, så vurderer vi hva som kan automatiseres.