Automatisering i bedriften: hva kan du automatisere, og hvor bør du starte?
Automatisering i bedriften betyr at faste, like oppgaver gjøres av et system i stedet for av en person. Her ser du hvilke rutiner som egner seg, hvor du bør starte og hvilke risikoer du må ha kontroll på.
Publisert 9 min lesing
Automatisering i bedriften betyr at faste, like oppgaver gjøres av et system i stedet for av en person: å flytte opplysninger mellom systemer, sende påminnelser, lage tilbud og rapporter eller følge opp frister. Start med én rutine som gjentas ofte, følger faste regler og i dag gir dobbeltarbeid eller feil. Når den virker, tar du neste.
Artikkelen er skrevet for små og mellomstore bedrifter der få personer gjør mange oppgaver. Du får typiske eksempler, en måte å velge hvor du starter, og en oversikt over hva som kan gå galt. Vi tar også med kravet om e-faktura som kommer i 2027, fordi det gjør fakturering til et naturlig sted å begynne for mange.
Hva betyr automatisering i praksis?
En automatisering har tre deler: noe som starter den, steg som skal gjøres, og et resultat. Et eksempel: En kunde sender et skjema på nettsiden. Opplysningene legges inn i CRM-et, og en selger får en oppgave. Kunden får en bekreftelse på e-post med en gang.
Mange bedrifter har allerede noe automatisering uten å tenke på det, for eksempel faste trekk i nettbanken eller autosvar på e-post. Forskjellen ligger i om automatiseringen er planlagt, eller om den har vokst frem tilfeldig.
Hvilke oppgaver egner seg for automatisering?
En oppgave egner seg godt når den:
gjentas ofte, for eksempel daglig eller ukentlig
følger faste regler, så du kan beskrive den som «når X skjer, gjør Y»
bruker opplysninger som allerede finnes digitalt
har et tydelig resultat, som en e-post, en rad i et system eller et dokument
gir feil når den gjøres for hånd, for eksempel fordi tall kopieres mellom regneark
Typiske rutiner i små og mellomstore bedrifter
Henvendelser fra nettsiden. Skjemaet sender opplysningene rett inn i CRM-et, fordeler saken til riktig person og sender kunden en bekreftelse.
Tilbud og ordrebekreftelser. Dokumentet lages fra en mal med data du allerede har registrert.
Fakturering. Timer eller ordrer blir til fakturagrunnlag i regnskapssystemet, uten at noen taster dem inn på nytt.
Påminnelser og oppfølging. Kunden får påminnelse før en avtale, og selgeren får beskjed når et tilbud ikke er besvart.
Rapporter. Tall fra flere systemer samles i en oversikt hver uke, i stedet for at noen lager den for hånd.
Oppstart av nye kunder eller ansatte. Kontoer, tilganger og velkomstinformasjon settes opp fra en fast sjekkliste.
Oppslag på organisasjonsnummer. Når en ny bedriftskunde registreres, hentes navn og adresse fra Enhetsregisteret.
Det siste eksemplet er enkelt å få til. Brønnøysundregistrene har et åpent API for Enhetsregisteret der du kan hente en enhet på organisasjonsnummer. Da slipper de ansatte å skrive av opplysningene, og du får færre skrivefeil i navn og adresse.
Kravet om e-faktura gjør fakturering aktuelt
Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige virksomheter sende elektronisk faktura når de selger til andre bokføringspliktige. Fram til 2030 gjelder kravet i praksis bare når kjøperen kan ta imot e-faktura, ifølge Skatteetatens omtale av de nye forskriftene. Det finnes unntak, blant annet for virksomheter med svært lav omsetning.
Fra 1. januar 2030 må bokføringen skje i et elektronisk regnskapssystem, og virksomhetene må kunne ta imot e-faktura. Det står i Finansdepartementets lovforslag.
Sender du fakturaer som PDF på e-post i dag, er dette en god anledning til å se på hele flyten: fra ordre eller timer, via faktura, til betaling og avstemming. Selve sendingen ordner regnskapssystemet ofte. Jobben ligger i å få riktige data dit uten at noen taster dem inn.
Hvilke oppgaver bør du ikke automatisere?
Ikke alt som kan automatiseres, bør automatiseres. Vær varsom med:
oppgaver som krever skjønn, for eksempel å vurdere en klage eller prise et spesielt oppdrag
rutiner som skjer et par ganger i året, der oppsettet tar lengre tid enn jobben
prosesser der folk gjør ting ulikt fra gang til gang. Bli enige om én måte først.
avgjørelser om enkeltpersoner som får store konsekvenser for dem
Det siste punktet har en juridisk side. Etter personvernforordningen artikkel 22 har en person som hovedregel rett til ikke å bli gjenstand for en avgjørelse som bare bygger på automatisert behandling, når avgjørelsen har rettsvirkning eller påvirker personen i betydelig grad. Skal et system for eksempel sortere bort jobbsøkere eller avslå kunder, bør et menneske ta den endelige avgjørelsen.
Hva er forskjellen på automatisering og integrasjon?
En integrasjon er en kobling mellom to systemer, for eksempel mellom nettbutikken og regnskapet. Automatiseringen er flyten som bruker koblingen: Når en ordre er betalt, lag en faktura, oppdater lageret og send kunden en kvittering.
Ofte trenger du begge. Integrasjonen er veien mellom systemene, og automatiseringen bestemmer hva som skal skje og når. Det avgjørende er om systemene dine har et API, altså et grensesnitt for å hente og sende data.
Ferdige verktøy eller skreddersydd automatisering?
For enkle flyter mellom kjente skytjenester finnes det ferdige verktøy der du setter opp «når dette skjer, gjør det» uten å programmere. De passer når flyten har få steg, systemene dine er støttet, og det ikke gjør stor skade om noe stopper en dag.
En skreddersydd løsning lønner seg oftere når:
flyten har mange steg eller regler som er særegne for bedriften
systemene dine ikke er støttet i de ferdige verktøyene
du trenger logging, varsling og kontroll på hvem som har tilgang til dataene
feil får konsekvenser for kunder, lønn eller regnskap
Vurderingen ligner valget mellom et standardsystem og et eget system. Les mer i artikkelen om når skreddersydd programvare lønner seg.
Noen ganger ligger automatiseringen allerede i et ferdig system. I Operra, vårt eget system for vaktplan og drift, blir vakten du planlegger til timer, og timene blir til lønnsgrunnlag. Da trenger du ikke bygge den flyten selv.
Hvilken rutine vil du slippe?
Fortell oss hva du gjør for hånd i dag og hvilke systemer du bruker. Vi vurderer hva som kan automatiseres, og hvor det lønner seg å starte.
Hvordan kommer du i gang med automatisering i bedriften?
Skriv ned rutinene. Be de ansatte notere i en uke hva de gjør for hånd, hvor ofte og hvor lang tid det tar.
Regn på tiden. Gang antall ganger i måneden med minuttene per gang.
Velg én rutine. Ta den som tar mest tid eller gir flest feil, og som er enklest å beskrive.
Tegn flyten. Hva starter den, hvilke steg følger, og hva er resultatet? Hvem skal varsles når noe går galt?
Sjekk systemene. Har de et API eller en annen måte å hente og sende data på?
Bygg og test med ekte eksempler. Kjør automatiseringen ved siden av den manuelle rutinen en periode, og sammenlign resultatene.
Følg med. Sett opp varsel når noe stopper, og se på tallene igjen etter en måned eller to.
Regnestykket i punkt 2 trenger ikke være avansert. Tar en oppgave 10 minutter og gjøres 60 ganger i måneden, er det 10 timer i måneden. Det tallet kan du sammenligne med prisen på løsningen.
Et eksempel: fra skjema til CRM
Tenk deg en bedrift som får forespørsler via et skjema på nettsiden. I dag havner de som e-post i en felles innboks. Noen kopierer navn og telefon inn i CRM-et, lager en oppgave til riktig selger og svarer kunden at saken er mottatt.
Automatisert ser det slik ut: Skjemaet sender opplysningene til CRM-et. Systemet sjekker om kunden finnes fra før, oppretter en sak og gir den til riktig selger ut fra tjenesten kunden valgte. Kunden får en bekreftelse med en gang. Har ingen tatt saken innen et døgn, får lederen beskjed.
De ansatte gjør fortsatt det viktigste: ringer kunden og gir et godt tilbud. De slipper bare kopieringen. Passer ikke CRM-systemet måten dere selger på, kan det være verdt å se på det samtidig.
Hvor passer kunstig intelligens inn?
Klassisk automatisering følger faste regler. Kunstig intelligens, for eksempel språkmodeller, kan ta seg av oppgaver der reglene er vanskeligere å skrive ned: sortere innkommende e-post etter tema, hente ut beløp og datoer fra et vedlegg eller lage et utkast til svar.
Svarene fra en språkmodell kan variere fra gang til gang, og de kan være feil. Bruk den derfor der en person ser over resultatet før det går til en kunde eller inn i regnskapet. Sjekk også hvor leverandøren behandler dataene, og om du trenger en databehandleravtale før du sender personopplysninger dit.
En god arbeidsdeling er ofte at faste regler gjør det som må være riktig hver gang, og at KI hjelper med det som krever tolkning.
Hvilke risikoer bør du kjenne til?
En automatisering gjør det samme hver gang, også når det er feil. Ha en plan for disse risikoene:
Feil som sprer seg. En feil i en regel kan gi mange feil fakturaer før noen ser det. Test med ekte eksempler, og la viktige steg kreve godkjenning fra en person.
Stille stopp. Endrer et system API-et sitt, kan automatiseringen slutte å virke uten at noen merker det. Bygg inn logging og varsel.
For vide tilganger. Gi automatiseringen bare tilgang til dataene den trenger. Nasjonal sikkerhetsmyndighet anbefaler i sine grunnprinsipper for IKT-sikkerhet at verken brukere eller tjenestekontoer får flere privilegier enn nødvendig.
Ingen eier. Slutter den som satte opp automatiseringen, vet ingen hvordan den virker. Dokumenter flyten, og avtal hvem som har ansvaret.
Personvern. Flytter automatiseringen personopplysninger, må du vite hvor de lagres og hvem som behandler dem.
Hvordan ser du om automatiseringen lønner seg?
Mål før og etter. Noter hvor lang tid rutinen tok, hvor mange feil som oppsto og hvor raskt kundene fikk svar. Gjør det samme en måned eller to etter at automatiseringen er tatt i bruk.
Tid er ikke den eneste gevinsten. Færre feil i fakturaer, raskere svar til kunder og mindre sårbarhet når noen er syke, teller også. Ta med drift og vedlikehold i regnestykket. Systemene du kobler sammen, endrer seg, og automatiseringen må følge med.
Vil du automatisere en rutine?
Vi hjelper bedrifter med automatisering av arbeidsprosesser, fra én enkel flyt til større løsninger med flere systemer. Vi starter med rutinen som tar mest tid, og bygger videre når den virker. Fortell oss hva du gjør for hånd i dag, så får du et forslag med omfang og pris før noe arbeid starter.
